審計部門幫助組織解決問題的最好方式:發現真正的問題
審計部門究竟要幫助組織解決什么問題呢?
審計部門幫助組織解決問題的最好辦法就是發現真正的問題,因為發現真正的問題所在,也就解決了一半以上的問題。審計部門既不要追求發現問題的數量,也不要陷于所謂解決問題的誤區。審計部門要集中大部分精力,去發現真正的問題。
審計部門究竟要發現什么樣的問題呢?審計部門應該發現這些問題:發現深層次的問題,發現能“打動”管理者的問題,發現別人看不到的問題,發現可以經得起提問的問題,發現可以整改的問題。
1.發現深層次的問題。什么是深層次的問題?問題可以分深和淺嗎?當然深與淺要相對地來看,也是要與時俱進地看。以前發現的深層次問題,過上一年半載,可能就成了淺層次的問題。通俗地講,深層次的問題涉及政策、制度、機制、流程等方面,要么涉及管理的底層邏輯,要么涉及面較廣,具有一定的代表性、系統性、典型性。像那些操作性的問題,比如金額記錄錯誤等,如果非主觀性錯誤,涉及金額很小,沒有引起錯報風險等,我們就不能說是深層次的問題。發現深層次的問題是審計部門不斷挖掘問題根源的過程,也是審計部門不斷追求價值輸出的過程。
2.發現能“打動”管理者的問題。如果每年審計部門發現的問題基本上都雷同,那么各級管理者看得多了,就會“麻木”了。審計部門每年要去發現一些“新鮮”的問題來“打動”管理者,尤其是管理高層?!靶迈r”的審計發現從哪里來呢?是從對組織內外部環境、政策變化、業務發展、流程建立和調整等研究的基礎上,來挖掘出的問題。有的審計人員堅持所謂的專業性,而不去考慮審計報告的問題描述已經與現有的政策環境不一致了。有的高層管理者的確不太關心審計發現問題,他們只關心問題能不能整改。但是審計人員,仍然需要從高層管理者關注的熱點出發,讓審計發現更有可能被高層管理者關注。
3.發現別人看不到的問題。從外人來看,審計部門就是專門找問題的部門,審計技術和審計方法論主要是用來發現問題的。審計專業性的體現之一就是發現別人看不到的問題。如果審計部門發現的問題和各職能部門自查時發現的問題雷同,如果審計報告里反映的問題大多是違反某某制度要求、某某不規范、某某有待加強等,那么管理高層慢慢也會對審計發現熟視無睹了。從理論上說,審計具有獨立性和客觀性,可以從組織的整體角度去發現和評價問題,那么審計發現問題,或者部分的審計發現問題可以揭示系統性、全局性的風險,可以揭示別人看不到的問題。
4.發現經得起提問的問題。有些審計發現問題讓人看起來就是雞毛蒜皮的小事,即使有些審計人員再怎么上綱上線,被審計單位的相關人員還是口服心不服。在審計項目組內部,組長或主審多問發現問題的審計人員幾個為什么,就會又從問題背后找到另一個問題。比如,審計人員發現被審計單位業務部門突擊報銷費用,有些報銷是虛列費用,那么為什么會出現這個問題呢?回答是:業務部門的預算額度無法結轉到下年使用,那么,為什么預算額度無法結轉到下年使用呢?回答是:年初制定的財務政策,那么,為什么年初會制定這樣的財務政策呢……
5.發現能夠整改的問題。很多審計報告上反映的問題會屢查屢犯,很難整改。問題整改難有很多原因:被審計單位不重視、問題具有行業特點、組織政策影響等等。問題整改難還有一個原因,就是審計報告里的問題定性太寬泛,比如某某業務效益有待提升、某某管理有待完善等等,那么被審計單位做到什么程度算是完成整改呢。還有些時候,審計部門從成本效益原則、風險導向方面提出問題,但是沒有考慮組織的政策導向和風險偏好,導致被審計單位依然按照上級的指導思想開展經營。問題整改主體責任是被審計單位,但是審計部門也有責任督導、追蹤被審計單位的整改。審計部門不能提出問題就行了,還要考慮提出什么樣的問題,如何提出問題。
上面的五條寫得還不全面,可能也不準確,但是已經會有審計人員心里想:說起來輕巧,審計項目時間有限,怎么可能讓每條審計發現都符合上面五條的標準。確實是這樣,受制于資源、能力等主客觀條件限制,不可能要求審計人員的每條審計發現問題都符合上述標準。然而,審計部門和審計人員應該不斷地探索審計方法,升級審計認知,更好地讓審計發現成為審計成果,讓審計成果轉化為價值。
最后,想提醒審計人員:一方面,審計人員不是為專業服務的,而是為組織的發展服務的,更直白些,是為組織里的“老大”服務的,是為了促進組織的戰略落地。所以,審計報告里的審計發現不能看起來很“專業”,實際上卻用途不大。另一方面,審計人員又要回歸審計的本源,要通過更“高級”的審計發現來彰顯自己的專業價值,而不是讓人覺得誰都可以干審計工作。